Показать страницуИстория страницыСсылки сюдаНаверх Эта страница только для чтения. Вы можете посмотреть её исходный текст, но не можете его изменить. Сообщите администратору, если считаете, что это неправильно. ==== Документооборот ==== Раздел, или модуль, **ДОКУМЕНТООБОРОТ** предназначен для фиксации входящей и исходящей корреспонденции коллекторского агентства. Ответственное лицо регистрирует все документы в одном месте и, тем самым, важная информация сохранена и структурирована. В интерфейсе модуля корреспонденция разделена на **Входящую** и **Исходящую**. В модуле работает поиск по всем полям. \\ {{:user:admin:док_1.jpg?direct&400|}} **ВХОДЯЩАЯ** корреспонденция регистрируется вручную. Уникальный номер присваивается автоматически системой. Изначально сортировка идет по отправителю (госорганизации). К отправителю прикрепляется пакет документов, с принадлежностью к кейсу или клиенту. Количество пакетов или вложений у отправителя фиксируется в одноименной колонке **Вложения**. В выпадающем списке отображается тип пакета документов, кейс должника, а также количество файлов в каждом пакете (вложении). Количество пакетов (вложений) может быть неограниченное количество. Сам пакет ограничен объемом не более 5 МБ, один файл в нем не более 1 МБ. Пакет документов закрепляется за кейсом должника. Рекомендуется использовать нередактируемые расширения файлов - PDF и JPEG. Здесь могут быть сканы документов от государственных организаций: решения судов, постановления от ФССП, договоры, результаты рассмотрения судебных дел, заявления и другое. \\ {{:user:admin:документооборот_2_фр.jpg?direct&400|}} Для создания новой записи необходимо нажать кнопку **НОВАЯ ЗАПИСЬ** в правом верхнем углу. В открывшемся блоке выбрать **Отправителя**. Для быстрого поиска по списку пользователь может набрать первые буквы названия. Когда отправитель найден, выбрать его нажатием правой кнопки мыши. В поле **Комментарий** можно добавить информацию. Теперь новый **Отправитель** появился в списке. \\ {{:user:admin:документооборот_4.jpg?direct&400|}} Добавить пакет документов можно через ** ⁝ **, после нажатия появится поле **ДОБАВИТЬ ВЛОЖЕНИЕ.** \\ {{:user:admin:добавить_вложение.jpg?direct&400|}} В открывшейся форме можно сохранить документы, выбрать тип пакета и закрепить документы за кейсом должника. Здесь же их можно удалить, например, если сохранили документ ошибочно. \\ Вложения к корреспонденции отображаются списком. \\ {{:user:admin:документооборот_2.jpg?direct&400|}} После нажатия на кнопку **СОХРАНИТЬ** файлы попадают в базу данных программы и теперь к ним есть доступ из модуля **КЕЙСЫ**. \\ Если есть необходимость добавить нового отправителя, сделать это можно в модуле **СПРАВОЧНИКИ**, подраздел **Контрагенты**. Создать **НОВЫЙ** ввести в открывшееся поле название и адрес. \\ {{:user:admin:документооборот_6.jpg?direct&400|}} Также если есть необходимость добавить новый тип документов, сделать это можно через модуль **СПРАВОЧНИКИ**, **ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ**. Создать **Новый**, ввести **Наименование** и присвоить пакету (вложению) принадлежность **// к кейсу //** или **// к клиенту//**. \\ {{:user:admin:документооборот_7.jpg?direct&400|}} **ИСХОДЯЩИЕ** - корреспонденция, которая подлежит отправке и отправляется делопроизводителем через Почту России. Данный модуль подключен к личному кабинету организации на сайте Почты России. Для того, чтобы интеграция работала, необходимо чтобы между организацией и Почтой России был заключен и действовал договор. Настроить интеграцию поможет техническая поддержка по заявке на электронную почту: //simplecollect.crm@gmail.com//. Интерфейс раздела **ИСХОДЯЩИЕ** повторяет личный кабинет на сайте Почты России. Авторизация на сайте Почты не требуется. \\ Чтобы подготовить корреспонденцию к отправке нажать **НОВАЯ ЗАПИСЬ**. В открывшемся поле выбрано отделение для отправки. Отделение закреплено Почтой России. \\ Выбрать **ТИП ОТПРАВЛЕНИЯ**, указать вес в граммах. Выбрать контрагента из выпадающего списка, при необходимости добавить нового через **СПРАВОЧНИКИ - КОНТРАГЕНТЫ**. По одному контрагенту можно отправить несколько писем во вложении. \\ Указать телефон получателя, если он есть, добавить описание. \\ Выбрать **ТИП** и прикрепить к кейсу должника. Таким образом по кейсу будет зафиксировано движение документов. \\ {{:user:admin:документооборот_11.jpg?direct&400|}} Теперь к созданному отправлению необходимо добавить документы, которые будут вложением, через кнопку ** ДОБАВИТЬ ВЛОЖЕНИЯ **. Максимальный размер файла 1 MБ, максимальное количество файлов 5 или 5МБ. Формат вложенных документов - JPEG или PDF. После сохранения данных появится стоимость отправления. \\ {{:user:admin:исх_вложение.jpg?direct&400|}} Теперь делопроизводитель может готовить документы для отправки. \\ В папке **//К СДАЧЕ//** напротив созданного письма при нажатии на ** ⁝ ** выпадает список сопроводительных документа, через печатные формы пакета. \\ {{:user:admin:документооборот_8.jpg?direct&400|}} После доставки на почту письма регистрируются и переходят в папку **//В ПУТИ//** и каждому письму присваивается **//СТАТУС//**. \\ {{:user:admin:документооборот_9.jpg?direct&400|}} После получения письма Адресатом корреспонденция попадает в **//АРХИВ//**, невостребованные письма остаются в разделе **//В ПУТИ//**. \\ {{:user:admin:документооборот_10.jpg?direct&400|}}