Раздел, или модуль, ДОКУМЕНТООБОРОТ предназначен для фиксации входящей и исходящей корреспонденции коллекторского агентства. Ответственное лицо регистрирует все документы в одном месте и, тем самым, важная информация сохранена и структурирована. В интерфейсе модуля корреспонденция разделена на Входящую и Исходящую. В модуле работает поиск по всем полям.

ВХОДЯЩАЯ корреспонденция регистрируется вручную. Уникальный номер присваивается автоматически системой. Изначально сортировка идет по отправителю (госорганизации). К отправителю прикрепляется пакет документов, с принадлежностью к кейсу или клиенту. Количество пакетов или вложений у отправителя фиксируется в одноименной колонке Вложения. В выпадающем списке отображается тип пакета документов, кейс должника, а также количество файлов в каждом пакете (вложении).

Количество пакетов (вложений) может быть неограниченное количество. Сам пакет ограничен объемом не более 5 МБ, один файл в нем не более 1 МБ. Пакет документов закрепляется за кейсом должника. Рекомендуется использовать нередактируемые расширения файлов - PDF и JPEG. Здесь могут быть сканы документов от государственных организаций: решения судов, постановления от ФССП, договоры, результаты рассмотрения судебных дел, заявления и другое.

Для создания новой записи необходимо нажать кнопку НОВАЯ ЗАПИСЬ в правом верхнем углу. В открывшемся блоке выбрать Отправителя. Для быстрого поиска по списку пользователь может набрать первые буквы названия. Когда отправитель найден, выбрать его нажатием правой кнопки мыши. В поле Комментарий можно добавить информацию. Теперь новый Отправитель появился в списке.

Добавить пакет документов можно через ⁝ , после нажатия появится поле ДОБАВИТЬ ВЛОЖЕНИЕ.

В открывшейся форме можно сохранить документы, выбрать тип пакета и закрепить документы за кейсом должника. Здесь же их можно удалить, например, если сохранили документ ошибочно.

Вложения к корреспонденции отображаются списком.

После нажатия на кнопку СОХРАНИТЬ файлы попадают в базу данных программы и теперь к ним есть доступ из модуля КЕЙСЫ.

Если есть необходимость добавить нового отправителя, сделать это можно в модуле СПРАВОЧНИКИ, подраздел Контрагенты. Создать НОВЫЙ ввести в открывшееся поле название и адрес.

Также если есть необходимость добавить новый тип документов, сделать это можно через модуль СПРАВОЧНИКИ, ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ. Создать Новый, ввести Наименование и присвоить пакету (вложению) принадлежность к кейсу или к клиенту.

ИСХОДЯЩИЕ - корреспонденция, которая подлежит отправке и отправляется делопроизводителем через Почту России. Данный модуль подключен к личному кабинету организации на сайте Почты России. Для того, чтобы интеграция работала, необходимо чтобы между организацией и Почтой России был заключен и действовал договор. Настроить интеграцию поможет техническая поддержка по заявке на электронную почту: simplecollect.crm@gmail.com.

Интерфейс раздела ИСХОДЯЩИЕ повторяет личный кабинет на сайте Почты России. Авторизация на сайте Почты не требуется.
Чтобы подготовить корреспонденцию к отправке нажать НОВАЯ ЗАПИСЬ. В открывшемся поле выбрано отделение для отправки. Отделение закреплено Почтой России.
Выбрать ТИП ОТПРАВЛЕНИЯ, указать вес в граммах. Выбрать контрагента из выпадающего списка, при необходимости добавить нового через СПРАВОЧНИКИ - КОНТРАГЕНТЫ. По одному контрагенту можно отправить несколько писем во вложении.
Указать телефон получателя, если он есть, добавить описание.
Выбрать ТИП и прикрепить к кейсу должника. Таким образом по кейсу будет зафиксировано движение документов.

Теперь к созданному отправлению необходимо добавить документы, которые будут вложением, через кнопку ДОБАВИТЬ ВЛОЖЕНИЯ . Максимальный размер файла 1 MБ, максимальное количество файлов 5 или 5МБ. Формат вложенных документов - JPEG или PDF. После сохранения данных появится стоимость отправления.

Теперь делопроизводитель может готовить документы для отправки.
В папке К СДАЧЕ напротив созданного письма при нажатии на ⁝ выпадает список сопроводительных документа, через печатные формы пакета.

После доставки на почту письма регистрируются и переходят в папку В ПУТИ и каждому письму присваивается СТАТУС.

После получения письма Адресатом корреспонденция попадает в АРХИВ, невостребованные письма остаются в разделе В ПУТИ.