Это старая версия документа!

Модуль документооборот предназначен для фиксации входящей и исходящей корреспонденции коллекторского агентства. Ответственное лицо регистрирует все документы в одном месте и тем, самым важная информация сохранена и структурирована. В интерфейсе модуля корреспонденция разделена на “Входящую” и “Исходящую”.

''Входящая корреспонденция регистрируется вручную. Уникальный номер присваивается автоматически системой. Изначально сортировка идет по отправителю (госорганизации). К каждому отправителю прикрепляется пакет документов. Их может быть неограниченное количество. Сам пакет ограничен объемом не более 5 МБ, один файл в нем не более 1 МБ. Пакет документов закрепляется за должником. Рекомендуется использовать нередактируемые расширения файлов - PDF и JPEG. Здесь могут быть сканы документов от государственных организаций: решения судов, постановления от ФССП, договоры, результаты рассмотрения судебных дел, заявления. В модуле работает поиск по всем полям.

Для создания новой записи необходимо нажать кнопку “Новая запись” в правом верхнем углу. В открывшемся блоке выбрать “Отправителя”. Для быстрого поиска по списку пользователь может набрать первые буквы названия. Когда отправитель найден, выбрать его нажатием правой кнопки мыши. В поле “Комментарий” можно добавить информацию. Теперь новый “Отправитель” появился в списке”.

Добавить пакет документов можно через …, после нажатия появится поле “ДОБАВИТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ”.

В открывшейся форме можно сохранить документы, выбрать тип пакета и закрепить документы за должником. Здесь же их можно удалить, например, если сохранили документ ошибочно.

Приложения к корреспонденции отображаются списком.

После нажатия на кнопку “СОХРАНИТЬ” файлы попадают в базу данных программы и теперь к ним есть доступ из модуля “КЕЙСЫ”. Уникальный номер корреспонденции присваивается системой автоматически.

Если есть необходимость добавить нового отправителя, сделать это можно в модуле “СПРАВОЧНИКИ”, подраздел “КОНТРАГЕНТЫ”. Создать “НОВЫЙ” ввести в открывшееся поле название и адрес.

Также если есть необходимость добавить новый тип документов, сделать это можно через модуль “СПРАВОЧНИКИ”, “ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ”. Создать “Новый”, ввести “Наименование” и присвоить пакету принадлежность “к кейсу” или “к клиенту”.

“ИСХОДЯЩИЕ” - корреспонденция, которая подлежит отправке и отправляется делопроизводителем через Почту России. Данный модуль подключен к личному кабинету организации на сайте Почты России. Для того, чтобы интеграция работала, необходимо чтобы между организацией и Почтой России был заключен и действовал договор. Настроить интеграцию поможет техническая поддержка по заявке на электронную почту: simplecollect.crm@gmail.com.

Интерфейс раздела “ИСХОДЯЩИЕ” повторяет личный кабинет на сайте Почты России. Авторизация на сайте Почты не требуется.
Чтобы подготовить корреспонденцию к отправке нажать “НОВАЯ ЗАПИСЬ”. В открывшемся поле выбрано отделение для отправки. Отделение закреплено Почтой России.
Выбрать “ТИП ОТПРАВЛЕНИЯ”, указать вес в граммах. Выбрать контрагента из выпадающего списка, при необходимости добавить нового через “СПРАВОЧНИКИ - КОНТРАГЕНТЫ”. По одному контрагенту можно отправить несколько писем во вложении.
Указать телефон получателя, если он есть, добавить описание. Выбрать “ТИП” и прикрепить к кейсу должника. Таким образом по кейсу будет зафиксировано движение документов.
Теперь к созданному отправлению необходимо добавить документы, которые будут вложением, через кнопку “Добавить приложения”. Максимальный размер файла 1 MB, максимальное количество файлов 5 или 5МБ. Формат вложенных документов - JPEG или PDF. После сохранения данных появится стоимость отправления.

Если отправление удалить, оно также удалиться в личном кабинете Почты России, в обратную сторону этот механизм не действует. Поэтому все отправки необходимо создавать в CRM.

Теперь делопроизводитель готовит документы для отправки. В папке К СДАЧЕ напротив созданного письма при нажатии __ выпадает список сопроводительных документа, через печатные формы пакета.
После доставки на почту письма регистрируются и переходят в папку В ПУТИ и каждому письму присваивается СТАТУС.
После получения письма Адресатом корреспонденция попадает в АРХИВ, невостребованные письма остаются в разделе В ПУТИ.